Emploi Administration

Le bon fonctionnement d´une entreprise requiert dans la plupart des cas du personnel administratif. Leurs rôles est d´assister les managers des différents départements ou les départements en tant que tels afin de garantir leurs bons fonctionnement au quotidien. Les emplois de bureau et administratifs font partis des emplois les plus demandés car ils sont indispensables aussi bien dans les écoles, universités, bureaux gouvernementaux, ainsi que dans les petites et grandes entreprises, multinationales, hôpitaux et bien d´autres.

Les fonctions et les tâches de chaque poste seront déterminées par le secteur, la taille et le type de l´entreprise, le degré de responsabilité, l´ancienneté, mais également s´il s´agit d´une société privée ou d´un organisme public. Cependant, les personnes ayant des emplois administratifs sont souvent tenus d´avoir la capacité d´être polyvalent et multitâche, et de rester professionnel sous la pression.

Les tâches courantes peuvent inclure le traitement des requêtes téléphoniques et mail, la rédaction de lettre, la gestion des courriers émis et reçus, la communication avec d´autres département et contacts externes. Elles peuvent également comporter la gestion de réservations de chambres, de salles de conférences, de vols, d´hôtels, mais aussi l´organisation d´évènements internes et externes, de réunions, de rendez-vous, ainsi que les gestions et mises à jour de bases de données, et les classifications des papiers et différentes formalités.

• Multitâche
• Proactivité et capacités à travailler sous pression sont souvent requis
• Excellentes compétences écrites et orales
• Compétences informatiques, incluants le traitement de texte et une bonne connaissance de softwares comme Microsoft Office
• Capacités de coordination et facilités organisationelles.
• Excellente connaissance de l´anglais et généralement compétences dans une autre langue européenne.

Dans des secteurs spécialisés tels que le Droit, la Finance ou les Ressources Humaines, les administrateurs/secrétaires seront tenus d´avoir de hautes qualifications ainsi que de l´expérience préalable. Ces postes peuvent en effet impliquer la rédaction de documents juridiques, la gestion de budgets et de factures, le traitement de statistiques, le recrutement, la formation, et la supervision du personnel subalterne, entre autres.

Les emplois d´Administration et de Bureau offrent des parcours professionnels distincts. Ils peuvent être différenciés de la manière ci-dessous:

• Emplois de bureau: Ils ont tendances à être des emplois plus adressés aux juniors et englobent parfois une certaine surveillance de l´entreprise en général. Ils portent souvent sur des tâches administratives quotidiennes fondamentales et requièrent un niveau de débutant à plus élevé. Ils peuvent être liés à l´accueil, comme standardiste, plus généraux comme les clercs, ou encore plus spécialisés comme les clercs ou les greffiers.
• Emplois Administratifs: Ils sont généralement plus qualifiés et demandent moins de surveillance mais impliquent plus de responsabilités. Les employés Administratifs travaillent généralement directement avec les cadres et la direction, qui leurs délèguent d´importantes et difficiles tâches. Ils ont par ailleurs accès à des informations confidentielles et leurs fonctions peuvent parfois comprendre la supervision d´autres employés.

Les postes de ce secteur peuvent être les suivants, sans toutefois s’y limiter:

• Stagiaire Administratif
• Standardiste
• Réceptionniste
• Commis Principal
• Comptable
• Clerc
• Assistant Ressources Humaines
• Administrateur des ventes
• Manager Administratif
• Secrétaire
• Secrétaire Senior
• Assistant du Personnel
• Assistant de Direction